Ingenieria de Sistemas: 4.5 HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA OBTENER DATOS

Los datos o información que va a recolectarse son el medio a través del cual se prueban las hipótesis, se responden las preguntas de investigación y se logran los objetivos del estudio originados del problema de investigación, o es la información que determinado sistema demanda. Los datos, entonces, deben ser confiables, es decir, deben ser pertinentes y suficientes, para lo cual es necesario definir las fuentes y técnicas adecuadas para su recolección.

FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Usualmente se habla de dos tipos de fuentes de recolección de información: las primarias y las secundarias.

• Fuentes primarias: Son todas aquellas de las cuales se obtiene información directa, es decir, de dónde se origina la información. Es también conocida como información de primera mano o desde el lugar de los hechos. Estas fuentes son las personas, las organizaciones, los acontecimientos, el ambiente natural, etc.

Se obtiene información primaria cuando se observan directamente los hechos (presenciar una huelga, observar sistemáticamente el lugar de trabajo, etc.), cuando se entrevista directamente a las personas que tienen relación directa con la situación objeto del estudio (en el caso de que quiera conocerse la opinión de los gerentes sobre el impacto de las medidas económicas en la actividad de las empresas, la información directa se genera cuando se entrevista directamente a los gerentes y no cuando se lee en un periódico, un libro, o se escucha en un noticiero).

• Fuentes secundarias: Son todas aquellas que ofrecen información sobre el tema por investigar, pero que no son la fuente original de los hechos o situaciones, sino que los referencia. Las principales fuentes secundarias para la obtención de la información son los libros, las revistas, los documentos escritos (en general, todo medio impreso), los documentales, los noticieros y medios de información.

Cualquiera de estas fuentes es válida siempre y cuando el recolector siga un procedimiento sistematizado y adecuado a las características del tema y a los objetivos, al marco teórico, a las hipótesis, al tipo de estudio y al diseño seleccionado.

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

En investigación existe gran variedad de técnicas o herramientas para la recolección de información; las más usadas son:

• Encuesta: Es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas, La encuesta se fundamenta en el cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las persona.

• Entrevista: Es una técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuente de información. A diferencia de la encuesta, que se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse en un cuestionario muy flexible, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta, Durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio.

• Observación directa: En el campo de las ciencias económicas y especialmente de las administrativas, la observación directa cada día cobra mayor credibilidad y su uso tiende a generalizarse, debido a que permite obtener información directa y confiable, siempre y cuando se haga mediante un procedimiento sistematizado y muy controlado, para lo cual hoy están usándose medios audiovisuales muy completos, especialmente en estudios del comportamiento del consumidor, de las personas en sus sitios de trabajo, etc.

• Análisis de documentos: Técnica basada en fichas bibliográficas que tienen como propósito analizar material impreso. Se usa en la elaboración del marco teórico del estudio.

Para una investigación de calidad, se sugiere utilizar simultáneamente dos o más técnicas de recolección de información, con el propósito de contrastar y complementar los datos.

• Internet: No existe duda sobre las posibilidades que hoy ofrece Internet como una técnica de obtener información; es más, hoy se ha convertido en uno de los principales medios para captar información.

OTRAS TÉCNICAS

Con la ayuda de las tecnologías de información las organizaciones han logrado grandes beneficios como son el mejoramiento de las operaciones de las empresas, conocer mejor las necesidades de los clientes, ofrecer una mejor entrega del servicio, llegar a un mayor número de clientes y a nuevos mercados y optimizar sus recursos logrando aumentar su eficiencia.

Ahora bien, a menudo la calidad de la toma de decisiones se ve influida por la información disponible, de modo que en distintas ocasiones no se toma una decisión mejor y oportuna por carecer de datos necesarios o porque aun contando con ellos, no son útiles por estar demasiado enmarañados o difíciles de digerir, o simplemente porque no se dispone de tiempo suficiente para analizarlos.

Hoy en día las organizaciones buscan implementar diversas herramientas o estrategias que les permitan de alguna u otra forma el logro o cumplimiento de sus objetivos, aunado a esto, buscan la adquisición de ventajas competitivas.

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet y sistemas de información. El uso de las nuevas tecnologías dota a las empresas de óptimas mejoras en su imagen y en el desarrollo de una correcta estrategia de promoción y comunicación. Del mismo modo, las tecnologías de información están formando parte de todos los aspectos de la vida cotidiana, llevándonos a la automatización de un número cada vez mayor de actividades que realizamos diariamente.

Las organizaciones se han dado cuenta que el empleo de esta herramienta tecnológica, permiten, en primer instancia llegar al mercado meta, y por ende tratar de vender a nuevos clientes por este nuevo canal, además, brinda la oportunidad de dar imagen de empresa innovadora frente a la competencia. Sin duda alguna, la participación de los Sistemas de Información en diversas áreas ha contribuido a que hoy en día exista un ahorro tanto en costos como en tiempo. La visión de cambio que han causado los sistemas de información organizacionales, se adquirió un conocimiento básico de la importancia mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización. Esto eso, la importancia de diseñar estrategias que permitan a la empresa la mejora continua en sus procesos es actualmente un requisito para poder lograr su desarrollo y posicionamiento competitivo en el mercado, esto implica entre otras cosas, la implementación de nuevas tecnologías de información que componen las estrategias tecnológicas.

En un mercado tan competitivo como el actual, la información ha pasado a ser uno de los principales activos empresariales. Sin embargo, la recogida, integración, transformación, análisis y presentación final de todos los datos que se generan en el día a día suele convertirse en un auténtico quebradero de cabeza y, lo que es peor, puede traducirse en una toma de decisiones muy lenta y, a veces, poco acertada. Dicho de otro modo: en las empresas suele existir una sobreabundancia de información, pero un escaso conocimiento de ella.

Este déficit ha sido el principal impulsor del Business Intelligence (BI), o Inteligencia de Negocio, un concepto que está cobrando cada vez mayor protagonismo en todo tipo de organizaciones. BI engloba todos los sistemas con los que se puede obtener no sólo información o conocimiento, sino una auténtica inteligencia capaz de proporcionar una ventaja competitiva. Se trata, por lo tanto, de la habilidad que tienen las compañías para manejar, consolidar y analizar sus datos, de forma que estos se transformen en información valiosa para tomar las mejores decisiones estratégicas. Incrementar las ventas, mejorar los productos y las relaciones con los clientes, aumentar la calidad de los servicios prestados, reducir costes... son los principales beneficios que alcanzan las empresas que cuentan con soluciones de BI.

Recogida eficaz de datos. Pero para alcanzar estas prestaciones, la información tiene que pasar por varias etapas dentro de la compañía. La primera es la recolección, es decir, el proceso que se encarga de extraer los datos procedentes de diferentes fuentes y determinar cuáles son los realmente útiles para responder a las necesidades de cada empresa, evitando duplicidades y eliminando los datos irrelevantes. A partir de ahí, la información será integrada y analizada, hasta su ulterior presentación.

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