La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más
alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las
horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen
una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son
gravitantes en ella. La toma de decisiones en una organización se circunscribe
a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos
de empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de
las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.
La toma de decisiones en una organización, invade cuatro funciones
administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección y Control.
* Planeación.-
¿Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuales deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cómo de altas deben ser las metas individuales?
* Organización.-
¿Cuanta centralización debe existir en la organización?
¿Cómo deben diseñarse los puestos?
¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
¿Cuando debe una organización instrumentar una estructura diferente?
* Dirección.-
¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación
baja?
¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
¿Cuando es adecuado estimular el conflicto?
* Control.-
¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?
¿Cómo deben controlarse estas actividades?
¿Cuando es significativa una desviación en el desempeño?
¿Cuando está la organización desempeñándose de manera efectiva?
El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de
tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de
toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella
alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas de decisiones de
una forma totalmente racional:
* Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no
deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo
que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las
necesidades concretas.
* Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que
conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros
todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.
* Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar
valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios
y alternativas posibles.
EL PROCESO RACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES
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A pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayoría de los cuales
son mucho más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso
administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de
decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guías sobre cómo hacer una
planeación estratégica, cómo diseñar la estructura de una organización o como
medir la efectividad organizacional.
ETAPAS
DE LA TOMA DE DECISIÓN
1. Identificación y diagnostico del
problema
2. Generación de soluciones
alternativas
3. Evaluación de alternativas
4. Selección de la mejor alternativa
5. Implantación de la decisión
6. Evaluación de la decisión
1. Identificación y diagnóstico del problema: Reconocemos en la fase inicial el
problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que
el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto
podremos desarrollar las medidas correctivas.
2. Generación de soluciones
alternativas: La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y
no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres.
3. Evaluación de alternativas: La
tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron.
¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos de
consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las
medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras
consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un
precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el
futuro. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión.
Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de
acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los
acontecimientos.
4.
Selección de la mejor alternativa: Cuando el administrador ha considerado las
posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la
decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar,
satisfacer y optimizar.
·
Maximizar: es tomar la mejor decisión
posible
·
Satisfacer: es la elección de la
primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se
satisface una meta o criterio buscado.
·
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
5. Implementación de la decisión: El
proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada.
Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean
quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la comprensión
total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la
motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa.
Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían
estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.
• Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente.
• Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.
• Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica.
• Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
• Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.
Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.
Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil.
Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.
• Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente.
• Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.
• Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica.
• Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
• Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.
Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es tomada, ésta
probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los
gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los
inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad
potencial que estos pueden representar. De esta manera, podríamos decir que es
fundamental que los gerentes se pregunten:
¿Qué problemas podría causar esta
acción, y qué podríamos hacer para impedirlo?
¿Qué beneficios u oportunidades no
intencionales podrían surgir?
¿Cómo podremos asegurarnos de que
sucedan?
¿Cómo podemos estar preparados para
actuar cuando se presenten las oportunidades?
Experiencia: Es lógico suponer que
la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia.
El concepto de veteranía en una organización con aquellos
individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de
la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato para algún
puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran
importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados
conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos
son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas
anteriores serán repetidos. Suponemos.
6. Evaluación de la decisión:
"Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso.
Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una
decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la
retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar
sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas
de la organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa,
podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos,
esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada,
para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del
problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y
probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en
el primer intento.
LA TOMA DE DECISIONES APLICADA A LOS SISTEMAS
La toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a todo momento en el
que necesitemos escoger el mejor camino en el tema o actividad que estemos
desarrollando, ya que se basa en el analisis de varias alternativas que se nos
van presentando durante el proceso, y estas posibilidades pueden llevarnos a
terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al error.
Como todo proceso, la toma de decisiones tiene unos pasos o recomendaciones
que se podrían tener en cuenta, como lo es el analizar y tener un buen
conocimiento del problema o incógnita que se tiene para saber de verdad cual es
la mejor manera de resolverlo; y también sería importante evaluar cada una de
las alternativas que se irán a presentar, ya que así se sabrá escoger la que
más le convenga al problema en análisis.
Este proceso, aplicado al análisis de los Sistemas, considero que siempre
se va a presentar, quizás más frecuente de lo que uno piensa, ya que, primero
que todo, al tratar de resolver alguna entropía o problema que presente el
sistema, se van a presentar de seguro, varias alternativas o vías, que pueden
ser viables o no, de acuerdo a las características del proceso, y analizar cada
una puede tomar un buen tiempo, porque se debe optar por lo que mas le convenga
a todas las partes que tengan relación con dicha entropía.
Un sistema, para que sea exitoso, debe tener varias relaciones de acuerdo
al medio en el que se encuentre, por consiguiente, va a tener entradas de
información o energía, que pueden ser, tanto de gran utilidad para todas sus
partes, como también pueden ser perjudiciales para el proceso que se tenga en
desarrollo, y en algunos sistemas se puede presentar que a varias de sus partes
(subsistemas) estos datos pueden ser muy provechosos, pero para otras, puede
incluso, llevar a la destrucción. Por eso, es importante usar la toma de
decisiones para saber cual es la información que le va a servir, y le va ayudar
a tener una regularidad, no constante pero si a menudo estable a todo el
sistema en general, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de sus
partes. En un sistema social, como los que se presentan en las empresas, se
puede demostrar como interviene el proceso de toma de decisiones en el trabajo
grupal, que en muchas ocasiones puede resultar más beneficioso que el trabajo
individual, ya que se puede experimentar con las diferentes opciones que den
cada uno de los miembros de dicha organización, y así llegar a una unanimidad,
que va a llevar al sistema por el mejor camino.
Pero si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un determinado tiempo, en
una organización se incrementa mucho más, por las teorías o decisiones que
tengan cada una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se
debe tener muy en cuenta la posición en la que se encuentre cada uno.
En conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en
nuestras vidas, cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y
este proceso se va a presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que
para realizar un sistema, o modificar errores (entropías) que encuentre en
estos, va a tener que optar por la forma mas eficaz de resolverlo, teniendo en
cuenta, tanto las necesidades que tenga, como todas las partes que lo
constituyen. Además, la eficacia y eficiencia en tomar la decisión que al final
va a ser la acertada, ya sea en un sistema, o cualquier problema que se nos
presente, se forma en la objetividad y claridad que nos puedan mostrar los
datos o la información que se tiene, porque si se conoce bien lo que se esta
realizando, no vamos a tener inconvenientes que sean perjudiciales
Sin
lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los tomadores de
decisión sean buenos o malos.
Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los requisitos fundamentales.
Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los requisitos fundamentales.
Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.
Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil.
Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.
Las
organizaciones, o más precisamente, las personas que toman las decisiones
importantes, no pueden hacer lo que desean. Se enfrentan a distintas
limitantes: financieras, legales, de mercado, humanas y organizaciones, que inhiben algunas
acciones.
El proceso administrativo - ITESCAM
Click para ver video en youtube.
http://www.youtube.com/watch?v=HIMIXw73rqM
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super!!
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