NATURALEZA DE LOS PROBLEMAS
Los analistas, al trabajar en un sistema administrativo con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas:
1.-¿Qué es lo que se hace?
2.- ¿Cómo se hace?
3.-¿Con que frecuencia se presenta?
4.- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5.-¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6.-¿Existe algún problema?
7.-¿Si existe un problema, que tan grave es?
8.-¿Si existe un problema, cual es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas, para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es posible entrevistar en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización. Así mismo se requiere del estudio de manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realizan en algunos casos formas y documentos para comprender mejor el proceso en tu totalidad.
Durante la fase de pruebas de sistemas, el sistema se emplea de forma experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra, que el software sea más confiable.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. Los sistemas para el soporte de decisiones tienen como finalidad ayudar a los directivos que enfrentan problemas de decisión únicos (no recurrentes).
Con frecuencia un aspecto importante de esas decisiones es determinar qué información es la que se debe considerar. Dada la dificultad de predecir las necesidades de información, es imposible diseñar de antemano los reportes.
Este tipo de sistemas debe se bastante flexible para satisfacer las necesidades cambiante de los directivos. Los sistemas para el soporte de decisiones son una fuente de información pero no reemplazan el buen juicio que todo directivo debe tener.
La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones.
OPERACIÓN OPERACIONAL:
Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.
IMPACTO ORGANIZACIONAL:
Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas (costos, ingresos y ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo.
OPINIÓN DE LOS ADMINISTRADORES
Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización así como los usuarios finales.
DESEMPEÑO DEL DESARROLLO:
La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos.
También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.
PROCESO DE SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
El establecimiento de un buen proceso de solución de problemas en una organización requiere el compromiso, la cooperación y la planificación de todas las partes implicadas .
Un error en un sistema de producción puede no ser cuestión de vida o muerte, pero sí puede significar una importante pérdida para el negocio. Los rápidos cambios en la industria de hoy hacen que los problemas técnicos formen parte de todos los entornos, y por ello es importante destinar recursos a desarrollar un proceso que permita tratarlos de forma eficaz.
Beneficios
Podrá saber con exactitud que tan satisfechos están sus clientes con los servicios y productos que recibe de su organización, podrá conocer qué hacer para mejorar la satisfacción de sus clientes, reteniéndolos para siempre y conquistando a los de la competencia, Permite implementar la Inteligencia Comercial en la Organización, Ayuda a crear un plan estratégico de mercadotecnia orientado al cliente, El establecimiento de un buen proceso puede llevar tiempo y resultar tedioso al principio, pero casi siempre costará menos que el gasto en tiempo y dinero que provoca la falta del mismo.
Los siguientes términos son fundamentales para comprender la administración de problemas e incidentes:
- Desconoce.
- Problema.
- Incidente.
Problema. Incidente o grupo de incidentes significativos que muestran síntomas comunes y cuya causa se desconoce.
Un jefe de problemas debe responsabilizarse de conducir la cuestión hasta su resolución, y escalarla cuando sea necesario. Puede que no realice personalmente todas las fases de la resolución del problema, pero debe responsabilizarse de que se produzca el aislamiento y se recojan los datos correctos antes de implicar a otros recursos.
Un jefe de problemas debe trabajar con los especialistas y asegurar que se lleven a término las tareas encomendadas para evitar desperdiciar tiempo y recursos. Además, debe mantener la visión global y asegurarse de que el contexto de resolución se transfiera de unos especialistas a otros cuando sea necesario.
Caracterizar problemas solamente como simples o complejos no proporciona discernimiento alguno sobre los métodos de solución que pueden utilizarse para tratarlos. De acuerdo con ello, debemos tipificar mas los problemas. La dicotomía entre problemas "bien estructurados" y "mal estructurados" sirve bien para este propósito.
Un problema mal estructurado es similar a la decisión "no programable". Para utilizar los términos de Simon, un problema esta mal estructurado en el grado en que este sea original, no repetitivo, o no se haya resuelto anteriormente. Su forma probablemente no encaja en las condiciones estándar de los métodos de solución bien conocidos.
Por otro lado, un problema bien estructurado puede asociarse a la decisión "programada" de Simon." Este probablemente se ha resuelto antes y es repetitivo. Su forma es clara y se ajusta a las condiciones estándar impuestas por métodos de Solución bien conocidos. Como lo expresa Newell:
1. Que se pueda describir en términos de variables numéricas, cantidades escalares y de vector.
2. Que puedan especificarse los objetivos logrados, en términos de una función objetivo bien definida —por ejemplo, Ia maximización de beneficios o Ia m minimización de costos.3. Que existan rutinas de computación (algoritmos), que permitan que se encuentre la solución y se exprese en términos numéricos reales."
Los problemas bien estructurados pueden resolverse con algoritmos, en tanto que los problemas mal estructurados están sujetos solo a soluciones mediante la heurística. Al pasar de uno a otro, se declina la precisión del enunciado del problema, el procedimiento utilizado para resolverlo y la justificación de la comprobación. Los métodos de solución también pueden caracterizarse por otros criterios:
a) generalidad y
b) fuerza. La generalidad se refiere al tamaño del conjunto de los problemas sobre los cuales es aplicable el método. La fuerza se refiere a la habilidad del método para proporcionar la solución o soluciones. La fuerza de un método puede definirse más ampliamente con base en:
1. La probabilidad, elevada o baja, de éxito de proporcionar la solución.
2. El alcance o campo de aplicación —es decir, cuantos problemas puede resolver en el dominio donde se aplica.
3. La calidad de las soluciones —cuan próximo esta de lograr el Óptimo.
4. La eficiencia del método —la cantidad de recursos (en tiempo, cantidad de computación, manejo de iteraciones, o costos) necesarios para obtener la solución.
La generalidad de un método puede definirse en términos de
• El espectro de problemas sobre los cuales se aplica el método.
• Las "demandas de información" que hace al problema. Los métodos muy generales de soluciones imponen "muy pequeñas demandas de información", en tanto que los métodos utilizados para resolver problemas mas específicos (y mas estructurados), hacen "fuertes demandas". Al pasar de lo mas general (por ejemplo, el algoritmo de programación lineal general) a lo mas especifico (por ejemplo, el método de transporte de programación lineal) se imponen en el enunciado del problema mas condiciones y mas supuestos específicos. El algoritmo de programación integral es a su vez mas especifico (y por tanto, menos general) que los otros dos, debido a que este impone una condición adicional en el enunciado del problema, al requerir que las soluciones factibles sean números enteros.
1. Cuando un problema es complejo, no se comprende bien y esta mal estructurado, deben emplearse métodos de elevada generalidad (baja especificidad). Esto se acopla generalmente con poca fuerza y poca probabilidad de éxito. En este extremo del espectro, los problemas son vagos; es decir, la información se proporciona en una variable o banda, y no es muy definida. Los métodos utilizados solo pueden hacer "demandas débiles en el medio", es decir, el enunciado del problema requiere pocas condiciones para que se satisfaga. En este dominio, la solución de problemas requiere de la heurística y la habilidad general de la inteligencia humana para resolver problemas.
2. Cuando un problema se comprende bien y esta bien estructurado, se puede decir que se reduce relativamente su complejidad. En su solución se emplean métodos de elevada especificidad (baja generalidad). Se incrementa la fuerza de las soluciones (la probabilidad de éxito del método). En este extremo del espectro, los problemas son más específicos, mejor definidos y la información proporcionada debe ajustarse a las estrictas condiciones del enunciado del problema ("Los métodos hacen fuertes demandas al medio"). Esta región se caracteriza por el uso de algoritmos. La inteligencia artificial y de maquina resuelve problemas que son "difíciles a nivel humano"; es decir, los métodos tienen elevada fuerza, pero son muy específicos.
El analisis de sistemas y el enfoque de sistemas deben considerar ambos tipos, los problemas mal estructurados y los bien estructurados. Cuando se trata de un gran sistema, el analista reduce la complejidad de la situación simplificándola. Estrecha su problema al hacerlo mas especifico. Trata subsistemas cuyos límites puede explicar y comprender. Trata de pasar al dominio de las situaciones donde posee métodos mas programados, modelos y algoritmos disponibles y donde las probabilidades de éxito son relativamente mejores.
Tan pronto como decide considerar una porción mayor del sistema, aumenta la complejidad. Los problemas ahora deben tratarse en términos más generales, con métodos menos poderosos. Debido a la relación entre generalidad y fuerza, se reducen relativamente sus probabilidades de éxito.
El dominio de las ciencias físicas, se caracteriza por una mayor proporción de problemas y métodos bien estructurados que los de las ciencias sociales. En las ciencias sociales hay que enfatizar el desarrollo de métodos para tratar problemas mal estructurados (programación heurística, conjuntos borrosos, método de Delfos, simulación, etc.), y al mismo tiempo, mover los problemas de un extremo de la escala (donde solo son aplicables habilidades generales para resolver problemas) al otro extremo (donde están disponibles métodos mas específicos y mas poderosos). En ocasiones, lo que llamamos problemas complejos, son solamente aquellos que no entendemos y para los cuales carecemos de soluciones especificas.
La ciencia oscila entre buscar el objetivo de simplicidad al despojar el mundo real de sus redundancias, y perseguir el objetivo del realismo que se pierde cuando se muestra al mundo en sus formas más simples.
EXCELENTE INFORMACION...
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